Organizacija delovnega časa v pisarni je izredno pomembna. Vsakodnevno prejemamo veliko količino e-mailov na katere moramo odgovoriti ali pa prejmemo navodilo, da nekaj naredimo. V kolikor je naročilo v e-mailu zelo obsežno in vemo, da nam bo vzelo veliko časa, odložimo za kasneje. Ko enkrat odpremo e-mail se zgodi, da lahko tudi pozabimo nanj. Šele čez nekaj časa ugotovimo, da nismo naredili, kar bi morali.
Rešitev je, da e-mail samo enkrat odpremo. Ko odpremo ga tudi takoj začnemo reševati. Preostali e-maili so črno obarvani, dokler nismo pripravljeni, da jih rešimo.